Bu metin, Burtom Sağlık Grubu çatısı altında faaliyet gösteren Burfiz Özel Sağlık Hizmetleri Anonim Şirketi (Burfiz A.Ş., Şirket) tarafından, “Özel Burtom Biyofiz Tıp Merkezi” ruhsat adıyla gerçekleştirilen faaliyetlerde ilgili kişilerin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 10. maddesine istinaden aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

1. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

Veri sorumlusuna ait unvan, ruhsat, adres ve diğer iletişim bilgileri aşağıdaki gibidir.

• Unvan: Burfiz Özel Sağlık Hizmetleri Anonim Şirketi
• Adres: Karaman Mah. Kültür Cad. Biçen Sok. No:10 Nilüfer/BURSA
• Telefon Numarası: +90 444 4 224
• Web Sitesi: https://burtom.com
• E-posta Adresi: burtom@burtom.com.tr
• KEP Adresi: burfiz@hs01.kep.tr
• Ruhsat Adı: Özel Burtom Biyofiz Tıp Merkezi
• Hizmet Sunulan Adres: Karaman Mah. Kültür Cad. Biçen Sok. No:10 Nilüfer/BURSA 16130

2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER, İŞLENME AMACI VE HUKUKİ SEBEBİ

2.1. Randevu İşlemlerinin Yürütülmesi

Randevu talebinizin bulunması halinde aşağıda yer alan kişisel veriler; iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, tıbbi teşhis tedavi bakım hizmetleri ve sağlık hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla hastadan/yakınından sözlü, çağrı merkezi aracılığıyla veya Burtom Kendine İyi Bak Uygulaması (Uygulama) üzerinden KVKK m. 5/2-c ve ç ile KVKK m. 6/3-b, d ve e hukuki sebepleri dahilinde elde edilerek Hastane Bilgi Yönetim Sistemimize (HBYS) kaydolunur.

• Hasta kimlik bilgileri: Ad, soyadı, baba adı, cinsiyet, kimlik numarası, yabancı uyruklular için pasaport numarası, doğum tarihi.
• Hasta iletişim bilgileri: Telefon numarası.
• Hasta işlem bilgileri: Randevu zamanı ve randevu oluşturulan birim bilgileri, çağrı merkezi aracılığıyla yapılan randevularda çağrı merkezi kayıtları.
• Hasta Yakını: Randevunun hasta yakını tarafından oluşturulması halinde hasta/yakını tarafından bildirilen ad, soyadı ve telefon numarası bilgileri.

Randevu bilgileri, kişinin belirtmiş olduğu cep telefonu numarasına SMS olarak iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla KVKK m. 5/2-c ve f hukuki sebepleri dahilinde gönderilir.

Uygulama üzerinden randevu oluşturulması için, Uygulamaya kaydolunması gerekmektedir. Kayıt kapsamında kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bilgilendirme için lütfen işbu aydınlatma metninin 2.17. başlığını inceleyiniz.

2.2. Kayıt İşlemlerinin Yürütülmesi

Kayıt işlemlerinde aşağıda yer alan kişisel veriler; faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, tıbbi teşhis tedavi bakım hizmetleri ve sağlık hizmetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, yetkili kişi kurum veya kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla hastadan/yakınından sözlü olarak veya kurum kaynaklarından KVKK m. 5/2-a, c ve ç ile KVKK m. 6/3-b, d ve e hukuki sebepleri dahilinde elde edilerek HBYS’ye kaydolunur.

• Hasta kimlik bilgileri: Ad, soyadı, cinsiyet, kimlik numarası, yabancı uyruklular için pasaport numarası, doğum tarihi. Ayrıca istisnai hallerde kimlik doğrulaması yapılması amacıyla kimliğin görsel ibrazı istenebilir.
• Hasta iletişim bilgileri: Telefon numarası.
• Hasta işlem bilgileri: Kayıt zamanı ve kayıt oluşturulan birim bilgileri.
• Hasta Yakını: Kaydın hasta yakını tarafından oluşturulması halinde hasta/yakını tarafından bildirilen ad, soyadı ve telefon numarası bilgileri.

Hasta ve Çalışan Güvenliğinin Sağlanmasına Dair Yönetmelik uyarınca hastanın kimlik bilgilerinin tanımlanması ve doğrulanması için Şirketimizin gerekli tedbirleri alması ve düzenlemeleri yapması gerekir (KVKK m. 5/2-a, ç).

Kayıt bilgileri, kişinin belirtmiş olduğu cep telefonu numarasına SMS olarak iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla KVKK m. 5/2-c ve f hukuki sebepleri dahilinde gönderilebilir.

2.3. İletişim Bilgisinin Doğrulanması ve Aydınlatma Metninin İletilmesi

Kayıt aşamasında, hastayla ilgili olarak belirtilen cep telefonu numarasına iki farklı SMS aracılığıyla doğrulama kodu/tercih paneli gönderilir.

Bunlardan ilki; cep telefonu numarasının (veya e-posta adresinin) doğrulanması ve aydınlatma metninin iletilmesi amacı taşır. Söz konusu doğrulama kodunun kişi tarafından Şirket yetkililerimize iletilmesi (veya tercih panelinde işaretleme yapılması) halinde hem kişinin iletişim bilgisi hem de içerikte yer alan aydınlatma metninin kişiye tebliğ edildiği doğrulanır. Şirketimiz ile diğer işlemlere devam etmeden önce, tebliğ edilen aydınlatma metninin okunması gerekir.

Dolayısıyla yukarıda belirtilen süreçte ilgili kişiye ait ad, soyadı, telefon numarası, e-posta adresi ve işlem güvenliği (doğrulama kodu/işaretleme tercihi) bilgileri; ilgili kişiden elde edilerek bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi ve risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi amacıyla KVKK m. 5/2-ç hukuki sebebi dahilinde gerçekleştirilir.

2.4. Ticari Elektronik İleti ve Ticari İletişim Onayının Sorulması

SMS’lerden ikincisi ise; 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ile Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik (ETK) kapsamında ticari iletişim kurulması ve ticari elektronik ileti gönderilmesine yönelik onayın sorulması amacıyla gönderilir. Bu kapsamdaki iletişim/iletiler, doğrudan sağlık hizmetinin sunumu ile ilgili olmadığından dolayı işbu aydınlatma metninde detaylandırılmamış olup, “Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İleti Süreçlerine İlişkin Aydınlatma Metni”nde ele alınmıştır.

Ancak burada özet olarak belirtmek isteriz ki; ETK’ya ilişkin doğrulama kodunun Şirket yetkililerimize iletilmesi (veya tercih panelinde ilgili işaretlemelerin yapılması) halinde, ilgili kişinin kimlik ve iletişim bilgileri, ilgili kişiye Şirketimiz ile ilgili olarak reklam, kampanya, tanıtım, kutlama, ticari, anket, pazarlama, promosyon, tesis açılışları süreçleriyle ilgili olarak ticari elektronik ileti gönderimi süreçlerinde reklam/promosyon/kampanya süreçlerinin yürütülmesi, memnuniyet aktivitelerinin yürütülmesi amacıyla KVKK m. 5/1 hukuki sebebi dahilinde işlenecektir.

Sağlıkta Kalitenin Geliştirilmesi ve Değerlendirilmesine Dair Yönetmelik ve ilgili Sağlıkta Kalite Standartları (SKS) rehberleri kapsamında hizmet kalitesinin ölçülmesi ve iyileştirilmesi amacıyla, sunulan sağlık hizmetinin ardından gerçekleştirilen anket işlemleri ticari elektronik ileti kapsamında olmayıp, işbu aydınlatma metninin 2.18. numaralı başlığında detaylandırılmıştır.

2.5. Sağlık Hizmetlerinin (Tıbbi Teşhis, Tedavi, Bakım Hizmetleri) Sunulması

Kayıt işlemi tamamladıktan sonra, aşağıda detaylandırılan kişisel veriler, sağlık hizmetlerinin sunulmasıyla ilgili olarak sır saklama yükümlülüğü altında bulunan yetkililerimiz tarafından KVKK m. 5/2-a, c, ç ve e ile KVKK m. 6/3-b, d ve e dahilinde faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, tıbbi teşhis tedavi bakım hizmetleri ve sağlık hizmetlerinin yürütülmesi, yetkili kişi kurum veya kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla hastadan/yakınından, kurum kaynaklarımızdan, e-Nabızdan, diğer sağlık kuruluşlarından sözlü, fiziki veya elektronik ortamda elde edilerek HBYS’ye kaydolunur:

• Hasta kimlik bilgileri: Ad, soyadı, cinsiyet, kimlik numarası, yabancı uyruklular için pasaport numarası, imza (işlem onayları için), doğum tarihi, doğum yeri (eğer sağlık hizmetinin sunulması için gerekliyse).
• Hasta işlem bilgileri: Randevu bilgisi, sigortalılık bilgisi.
• Hasta özlük bilgileri: Sağlık hizmetinin sunulmasıyla ilgili olmak kaydıyla meslek veya yapılan işe yönelik bilgiler, iş kazası olması halinde iş kazası kapsamında işlenen bilgiler.
• Hasta sağlık bilgileri: Sağlık bilgileri, kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişinin fiziksel ve ruhsal sağlığına ilişkin her türlü bilgi ile kişiye sunulan sağlık hizmetiyle ilgili bilgilerin her birini ifade etmektedir. Bu bilgi türünün içeriği, dolayısıyla işlenen sağlık bilgileri, hastaya uygulanan işleme göre değişkenlik gösterebilmektedir. Bu nedenle sağlık bilgilerinin alt başlıklarına burada yer verilmesi olanaklı değildir. Ancak bu bilgileri “hastaya uygulanan tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetleri ile sağlık hizmetleri kapsamında ilgili, orantılı, bağlantılı bir şekilde işlenen sağlık bilgileri” şeklinde özetlemek mümkündür. Örneğin; kullanılan ilaç bilgileri, yapılacak işlem bilgileri, hasta öyküsü, epikriz raporu, tıbbi rapor, tanı, laboratuvar sonuçları, test sonuçları, muayene bulgu ve verileri, belirtiler, daha önceden geçirilen ameliyat operasyon veya tıbbi uygulamalara ilişkin bilgiler, görüntüleme bilgileri, reçete bilgileri gibi.
• Hasta ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbiri bilgileri: Yalnızca adli vaka kapsamında işlenen bilgileri içerir.
• Hasta genetik ve cinsel hayat bilgileri: Yalnızca hastaya uygulanan sağlık, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerini ilgilendirmesi halinde işlenen genetik ve cinsel hayat bilgilerini içerir.

Sağlık hizmetlerinin yürütülmesi kapsamında işlenen kişisel veriler; 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu başta olmak üzere ilgili sağlık mevzuatı dahilinde işlem görmektedir.

Sağlık hizmetlerinin uzaktan sunumunun talep edilmesi halinde, Uzaktan Sağlık Hizmetlerinin Sunumu Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca, yukarıdaki bilgilere ek olarak aşağıdaki bilgiler işlenir.

• Hasta görsel ve işitsel bilgileri: Çevrimiçi görüntüde edinilen görüntü ve ses bilgileri. (Yukarıda belirtilen aynı amaçla ve hukuki sebep dahilinde elde edilir. Kayıt ise kişinin açık rızası (KVKK m. 5/1, KVKK m. 6/3-a) dahilinde yapılır).
• Hasta işlem güvenliği bilgileri: Doğrulama/güvenlik kodu, çevrimiçi ortam aracılığıyla elde edilen IP, cihaz, kullanıcı adı, parola (parola, Şirketimiz tarafından görülmez) ve işlem hareketleri. (Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi amacıyla KVKK m. 5/2-ç ve f kapsamında işlenir).

2.6. Muhasebe ve Finans İşlemlerinin Yürütülmesi

Muhasebe ve finans işlemlerinin yürütülmesi süreçlerinde aşağıdaki kişisel veriler; ilgili sigortalılık durumuna göre hizmet bedelinin tahsil edilmesi, fatura düzenlenmesi, gerektiğinde iade edilmesini teminen faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, ücret politikasının yürütülmesi, yetkili kişi kurum veya kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla hasta/yakınından, sigorta işlemi için finansman/indirim sağlayan veya anlaşmalı kuruluştan, iade işlemi varsa ilgili ödeme kuruluşu veya SGK’dan KVKK m. 5/2-a, c ve ç ile KVKK m. 6/3-b, e ve f hukuki sebepleri dahilinde elde edilerek işlenir.

• Hasta kimlik bilgileri: Ad, soyadı, kimlik numarası.
• Hasta/yakını finans bilgileri: Banka hesap bilgileri, kredi kartı bilgileri, ödeme bilgileri.
• Hasta işlem bilgileri: Alınan hizmete dair muhasebe anlamında düşülen kayıt bilgileri, SGK bilgileri, sigortalılık durumu, indirim uygulanmasına ilişkin bilgiler ile yapılan işleme yönelik detaysız -yalnızca muhasebe için düşülen kayıtlardan oluşan- sağlık bilgisi.
• Hasta/yakını dernek/vakıf/sendika üyeliği bilgileri: Anlaşmalı kuruluşlar ile yapılan anlaşmalar kapsamında indirim sağlanmak üzere elde edilen, indirime esas temel kuruluş bilgileri veya indirimin konusunu doğrulayan bilgi ve belgeler -yalnızca görülerek doğrulanması yeterlidir, ayrıca bu belgenin örneği alınmamaktadır-).
• Fatura bilgileri: Faturanın düzenleneceği kişi/kurum ve vergi levhası bilgileri, fatura içeriği.

2.7. Santral & Çağrı Merkezi İşlemleri

Santral & çağrı merkezi aracılığıyla iletişim kurulması halinde iletişimin taraflarına ait ses verileri (dolayısıyla iletişim içeriğine dahil olan kimlik, iletişim, hasta işlem ve kişi tarafından belirtilen diğer bilgiler de) talep/şikayetlerin takibi, hasta ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, gerektiğinde hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi amaçlarıyla KVKK m. 5/2-c, e ve f ile KVKK m. 6/3-d ve e hukuki sebebi dahilinde santral & çağrı merkezi aracılığıyla kayıt altına alınarak işlenir.

2.8. Otopark Hizmetleri

Şirketimizin işletmesinde bulunan otoparkların kullanılması halinde araç plaka bilgileri iş (hizmet) faaliyetlerinin yürütülmesi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini ve risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi amacıyla fiziki, sözlü veya elektronik (kamera) ortam aracılığıyla toplanarak KVKK m. 5/2-f hukuki sebebi dahilinde kayıt altına alınarak işlenir.

2.9. Fiziksel Mekan Güvenliği & Kamera Sistemleri

Şirketimizin hizmet verdiği alanlar ve çevresine ait görüntüler, hasta mahremiyetini de gözetecek şekilde güvenlik kameraları aracılığıyla acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi (T.C. Sağlık Bakanlığı’nın Çalışan güvenliğinin sağlanması konulu 2012/23 sayılı genelgesi), bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, fiziksel mekan güvenliğinin sağlanması, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini, yetkili kişi kurum veya kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla KVKK m. 5/2-a, ç, e ve f hukuki sebepleri dahilinde elektronik (kamera) ortam aracılığıyla toplanarak kayıt altına alınarak işlenir.

2.10. İnternet Sitesi

Burtom Sağlık Grubu (BSG) çatısı altında bulunan Şirketimiz, BSG firmaları ile ortak internet sitesi (https://burtom.com/) kullanmaktadır. İnternet sitesi aracılığıyla bazı çerez (ve çerez benzeri) bilgileri işlenmektedir. Bunlara ilişkin bilgilendirme, yine internet sitesinde bulunan aydınlatma metinleri aracılığıyla yapılmaktadır.

2.11. Talep/Şikayet/Öneri İşlemleri ve Hasta Hakları Birimi Faaliyetleri

Talep/şikayet/öneri işlemlerinde ilgili kişinin belirttiği veya aşağıda yer alan kişisel veriler, Şirketimizin ilgili birimleri ve Kalite alanında destek alınan kişi tarafından talep/şikayetlerin takibi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi, hizmet üretim & operasyon süreçlerinin yürütülmesi, hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, hizmet satış sonrası destek süreçlerinin yürütülmesi, gerektiğinde yetkili kişi kurum kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla KVKK m. 5/2-c, ç, e ile KVKK m. 6/3-b, d hukuki sebepleri dahilinde ilgili kişiden, yakınından, veli/vasi/temsilciden, yetkili kamu kurum veya kuruluşlarından işlenmektedir:

• Hasta/yakını kimlik bilgileri: Ad, soyadı, fiziki başvurular için imza, kimlik numarası, yabancı uyruklular için pasaport numarası.
• Hasta/yakını iletişim bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, adres.
• Hasta/yakını diğer bilgileri: Talep/şikayetin/önerinin çözüme kavuşturulması için gerekli diğer bilgi ve belgeler, örneğin ödeme ile ilgili bir talepte finans bilgileri, sağlık hizmetinin sunumuyla ilgili bir talepte sağlık bilgileri gibi.

2.12. Bilgilendirme İşlemleri

Bilgilendirme işlemleri; i) randevu tarih/saati konusunda bilgilendirme, ii) yasal gereksinimler doğrultusunda bilgilendirme olmak üzere ikiye ayrılabilir.

Randevu tarih/saati konusunda bilgilendirme, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla KVKK m. 5/2-c ve f hukuki sebepleri dahilinde gerçekleştirilmekte olup, bu süreçte bilgilendirme yapılacak kişinin ad, soyadı ve randevu bilgileri işlenmekte, kişiye bu bilgilendirmeyi içeren SMS gönderilmektedir.

Yasal gereksinimler doğrultusunda bilgilendirme ise faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi amacıyla KVKK m. 5/2-a, ç ve KVKK m. 6/3-b hukuki sebepleri dahilinde gerçekleştirilmekte olup, bu süreçte bilgilendirme yapılacak kişinin ad, soyadı, imzası, kimlik numarası, iletişim bilgileri veya yapılacak tıbbi müdahaleye ilişkin bilgiler işlenmektedir. Örneğin tıp alanında bilinen aydınlatılmış onamın imzalanması veya mevzuat dahilindeki gerekli bilgilendirmelerin yapılması gibi. Tıp alanındaki aydınlatılmış onam ile KVKK alanındaki aydınlatma metni, birbirinden farklıdır.

2.13. Ambulans Talep ve Hizmetlerinin Sağlanması (112)

Ambulans hizmetleri, doğrudan Şirketimiz tarafından sunulan bir hizmet olmayıp, talep halinde veya vakanın durumuna göre 112 Sağlık Hizmetleri aracılığıyla işlem yapılmaktadır. Bu hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla ambulans talep süreçlerinde kişinin ad, soyadı, kimlik numarası, iletişim bilgileri, konum bilgileri ve sağlık bilgileri KVKK m. 5/2-a, c, ç ve e ile KVKK m. 6/3-b, d ve e hukuki sebepleri dahilinde acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, tıbbi teşhis tedavi bakım hizmetleri ve sağlık hizmetlerinin yürütülmesi, yetkili kişi kurum veya kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla hastadan/yakınından, ihbarda bulunan kişiden, yetkili kamu kurum veya kuruluşlarından elde edilir.

2.14. Ulaşım Hizmetleri

Şirketimizin sağlamış olduğu ulaşım hizmetlerinden yararlanmak isteyen kişilerin ad, soyadı, lokasyon (güzergah, alma & bırakma noktaları) ve kısmî sağlık bilgileri (örneğin tekerlekli sandalye temin durumu gibi); hasta ilişkileri yönetim süreçlerinin yürütülmesi, talep/şikayetlerin takibi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi ile lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla KVKK m. 5/2-c ve f ile KVKK m. 6/3-d ve e hukuki sebepleri dahilinde talepte bulunan kişiden elde edilerek işlenmektedir.

Ayrıca araçlarımızda anlık ve geçmişe yönelik konum kaydeden takip cihazları bulunmaktadır. Söz konusu veri işleme; taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini amacıyla KVKK m. 5/2-f hukuki sebebi dahilinde gerçekleştirilmektedir.

2.15. Hukuk İşlemleri

Hukuk işlemleri Şirketimiz ve destek alınan üçüncü kişiler aracılığıyla işletilmektedir. Bu süreçte; ilgili hukuki işleme konu olan orantılı ve bağlantılı tüm kişisel veriler; hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, yetkili kişi kurum veya kuruluşlara bilgi verilmesi amacıyla, hukuki bir işlemin tesis edilmesi halinde savunma, iddia veya ihbar haklarının kullanılması amacıyla KVKK m. 5/2-a, ç ve e ile KVKK m. 6/3-b ve d hukuki sebepleri dahilinde işlenebilir, ilgili mercilere aktarılabilir.

2.16. İletişim İşlemleri

İletişim işlemleri ve bilgi gönderimleri; Şirketimize bildirilen doğrulanmış telefon numarası/e-posta adresi ve adres üzerinden veya fiziki/sözlü iletişimler aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. İstisnai ve arızi olarak, toplumdaki yaygın kullanım nedeniyle Whatsapp üzerinden de (kişinin kendisinin iletişime geçmesi veya talebinin bulunması halinde) Şirketimiz ile iletişime geçilebilir. Ancak Whatsapp sunucularının Şirketimizin kontrolünde bulunmaması nedeniyle, bu kanal aracılığıyla kurulacak iletişimlerde ilgili kişi tarafından minimum bilginin iletilmesi tavsiye edilir. Bu kanal aracılığıyla kurulan iletişimlerde hassas bilgiler (özellikle kişisel sağlık bilgileri, kredi kartı bilgileri, detaylı kimlik bilgileri) paylaşılmamalıdır.

2.17. Burtom Kendine İyi Bak Uygulaması

Uygulama, Şirketimiz ve üçüncü kişiler aracılığıyla işletilmekte olup web veya mobil versiyonuyla kullanılabilir. Uygulama aracılığıyla randevu oluşturulabilir, geçmiş sağlık kayıtlarına (randevu, muayene, ilaç, reçete, radyoloji görüntüleri, laboratuvar sonuçları, diğer sonuçlar) erişim sağlanabilir, görüntülü görüşme yapılabilir.

Uygulamanın kullanılabilmesi için öncelikle kaydolunması gerekmektedir. Kayıt esnasında kişinin ad, soyadı, kimlik numarası, telefon numarası ve iletişim adresine gönderilen doğrulama kodu bilgisi ile parola bilgisi (parola, Şirketimiz tarafından görülmez); bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, erişim faaliyetlerinin yürütülmesi, risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla KVKK m. 5/2-ç kapsamında kişinin kendisinden elektronik yöntemle elde edilerek işlenir.

Uygulamaya giriş esnasında, kişinin telefon numarası (tercihe göre e-posta adresi), iletişim kanallarına tek kullanımlık doğrulama kodu ve şifre bilgileri aynı amaçla ve hukuki işlem dahilinde işlenir.

Uygulama; kullanıcı tarafından kan grubu, boy, kilo, kurum tipi, dil tercihi bilgileri giriş yapılarak kişiselleştirilebilir. Bu kişiselleştirme, kullanıcının açık rızası dahilinde (KVKK m. 5/1 ve m. 6/3-a) gerçekleştirilir.

2.18. Memnuniyet Anketi İşlemleri

Sağlıkta Kalitenin Geliştirilmesi ve Değerlendirilmesine Dair Yönetmelik ve ilgili Sağlıkta Kalite Standartları (SKS) rehberleri kapsamında hizmet kalitesinin ölçülmesi ve iyileştirilmesi amacıyla, sunulan sağlık hizmetinin ardından ilgili kişiye SMS, telefon (çağrı merkezi), Uygulama veya çevrimiçi form aracılığıyla memnuniyet/hasta deneyimi anketi yöneltilebilir ve gerektiğinde geri arama yapılabilir. Bu kapsamda ad, soyadı, telefon numarası, e-posta adresi, hizmet alınan birim, randevu/işlem bilgisi, memnuniyet değerlendirmesi, görüş, öneri ve şikayet içeriği, telefonla yapılan anketlerde görüşme özelindeki ses kaydı ve kişinin sunulan sağlık hizmetine ilişkin kısmî sağlık bilgileri; memnuniyet aktivitelerinin yürütülmesi, hizmet kalitesinin ölçülmesi ve iyileştirilmesi, hasta ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, talep/şikayetlerin takibi ve faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi amaçlarıyla, ilgili kişiden ve kurum kaynaklarımızdan (HBYS) KVKK m. 5/2-f ile KVKK m. 6/3-e hukuki sebepleri dahilinde işlenir. Ancak kişinin ankete katılması zorunlu değildir.

Memnuniyet anketleri hizmet kalitesinin ölçülmesi amacıyla sınırlı olup reklam, tanıtım, kampanya veya pazarlama içeriği taşımaz ve makul sıklıkta gerçekleştirilir. Memnuniyet anketi/geri arama kapsamında kendisiyle iletişim kurulmasını istemeyen ilgili kişiler, bu yöndeki taleplerini Şirketimize iletebilir; bu talep üzerine ilgili kişi anket iletişimi kapsamından çıkarılır.

(Burada belirtilen anket, ticari elektronik ileti ve ticari iletişim kapsamında gerçekleştirilen bir anket değildir.)

3. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMA AMACI VE ALICI GRUPLARI

Şirketimiz, yukarıda sayılı veri işlemelerin ve hizmetlerinin sunumunu gerçekleştirebilmek için sınırlı, orantılı ve bağlantılı şekilde aşağıdaki aktarımlarda bulunur.

3.1. T.C. Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşları

Denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi, iş sürekliliğinin sağlanması, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, talep / şikayetlerin takibi, yetkili kişi kurum veya kuruluşlara bilgi verilmesi, tıbbi teşhis tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amaçlarıyla T.C. Sağlık Bakanlığı ve bağlı kuruluşlarına aktarım gerçekleştirilir. Bu aktarım, KVKK m. 5/2-a, c, ç, e ile KVKK m. 6/3-b, d ve e kapsamında yapılır.

Kişisel sağlık verilerinin gönderimine ilişkin hukuki düzenlemelere ayrıca T.C. Sağlık Bakanlığı’nın https://kisiselveri.saglik.gov.tr/TR-55840/e-nabiza-veri-gonderimi.html adresinden veya sair kaynaklarından erişilebilir.

3.2. T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı

Denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi, iş sürekliliğinin sağlanması, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, talep / şikayetlerin takibi, yetkili kişi kurum veya kuruluşlara bilgi verilmesi, tıbbi teşhis tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile ilgili sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amaçlarıyla T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’na bağlı ilgili kuruluşa aktarım gerçekleştirilir. Bu aktarım, KVKK m. 5/2-a, c, ç, e ile KVKK m. 6/3-b, d, e ve f kapsamında yapılır.

3.3. T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı

Denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi, iş sürekliliğinin sağlanması, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, talep / şikayetlerin takibi, yetkili kişi kurum veya kuruluşlara bilgi verilmesi, tıbbi teşhis tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile ilgili sağlık hizmetlerinin finansmanının planlanması amaçlarıyla T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı ve bağlı kuruluşlarına (örneğin vergi dairesi) aktarım gerçekleştirilir. Bu aktarım, KVKK m. 5/2-a, c, ç, e ile KVKK m. 6/3-b, d, e ve f kapsamında yapılır.

3.4. Finansman, Sigorta Şirketleri ve Anlaşmalı Kurumlar

Özel/tamamlayıcı sağlık sigortası veya benzer başkaca sigorta ürününden, finansmandan ya da anlaşmalı kurumlarla olan sözleşmeden yararlanma talebinin bulunması halinde bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi (provizyon, mutabakat vb.), risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, yetkili kişilere bilgi verilmesi, ücret politikasının yürütülmesi, sağlık hizmetleriyle ilgili finansmanın planlanması ve yönetimi amaçlarıyla ilgili sigorta şirketine, finansman sağlayıcısına veya istisnai hallerde anlaşmalı kuruma aktarım gerçekleştirilir. (Örneğin bir sigorta ürününden faydalanılmak istenmesi halinde sorgulama ve gerekli planlamanın yapılması amacıyla sigorta şirketinin sistemine giriş yapılır, örneğin anlaşmalı kuruluş sözleşmesinden faydalanılmak istenmesi halinde ispat edici bilgi temini için anlaşmalı kuruma sorgulama işlemini teminen aktarım yapılabilir. Belirtmek isteriz ki anlaşmalı kurumlara rutin işlemlerimizde aktarım gerçekleştirilmez, yalnızca kişinin anlaşmalı kurum ile olan ilişkisini belgelemesi yeterlidir. Ancak ilişkinin tespit edilemediği veya belgelenemediği durumlarda bilgi güvenliği ve risk yönetimi amacıyla aktarım yapılması gündeme gelebilir). Bu aktarım, KVKK m. 5/2-a, c, ç, e ile KVKK m. 6/3-b, d ve e kapsamında yapılır.

3.5. İleti/Çağrı Merkezi/Anket Hizmeti Sunan Kurumlar

İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi ve bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla, ileti/çağrı merkezi/anket hizmeti sunan kurumlara aktarım gerçekleştirilir. (Örneğin kayıt esnasında veya randevu oluşturma sürecinde SMS gönderiminde ileti merkezinden, iletişim süreçlerinde çağrı merkezinden destek alınır). Bu aktarımlar, veri sorumlusu-veri işleyen ilişkisi dahilinde yapılır.

3.6. Otomasyon/Yazılım Hizmeti Sunan Kurumlar

İş sürekliliğinin sağlanması, iş faaliyetlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla, otomasyon ve yazılım hizmeti sunan kurumlara aktarım gerçekleştirilir. (Örneğin sağlık hizmetlerinin sunumunda kullanılan HBYS, Uygulama ve uzaktan sağlık bilgi sistemi sağlayıcısı, muhasebe alanında kullanılan programlar, e-posta ve iletişim alanında kullanılan programlar ve sağlayıcılar gibi). Bu aktarımlar, veri sorumlusu-veri işleyen ilişkisi dahilinde yapılır.

3.7. Hukuk Alanında Faaliyet Gösteren Kişiler ve Kamu Kurumları

Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi ve faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi amaçlarıyla; hukuki bir işlemin tesis edilmesi halinde hukuk alanında faaliyet gösteren kişilere (avukat, arabulucu, uzlaştırmacı gibi) ve yetkili kamu kurum kuruluşlarına (mahkeme, savcılık, müdürlük gibi) aktarım gerçekleştirilir. Hukuk alanında hizmet alınan kişilere yapılan aktarımlar, veri sorumlusu-veri işleyen ilişkisi dahilinde yapılır. Diğer aktarımlar ise KVKK m. 5/2-a, ç ve e, KVKK m. 6/3-b ve d, şartlar oluştuysa KVKK m. 28 kapsamında yapılır.

3.8. Denetçiler

Denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin denetimi ve faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi amaçlarıyla; denetim gerçekleştiren kişilere (örneğin T.C. Sağlık Bakanlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu, Vergi Dairesi gibi) aktarım gerçekleştirilir. Bu aktarım, KVKK m. 5/2-a ve ç, KVKK m. 6/3-b, şartlar oluştuysa KVKK m. 28 kapsamında yapılır.

3.9. Mali Müşavir & Muhasebe Hizmeti Sunan Kişiler

Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, iş sürekliliğinin sağlanması ve iş faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla; mali müşavirlik & muhasebe hizmeti sunan kişilere aktarım gerçekleştirilir. (Örneğin düzenlenen faturanın muhasebe işleri için gönderilmesi gibi). Bu aktarımlar, veri sorumlusu-veri işleyen ilişkisi dahilinde yapılır.

3.10. Banka & Ödeme Kuruluşları

Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, iş sürekliliğinin sağlanması ve iş faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla; banka veya ödeme kuruluşlarına aktarım gerçekleştirilebilir. (Örneğin iade durumlarında ilgili kişinin IBAN bilgileri kayıt altına alınarak ödeme gerçekleştirilir). Bu aktarım, KVKK m. 5/2-c, e ve f kapsamında yapılır.

3.11. Ödeme Yapan/Adına Fatura Düzenlenen Kişiler

Bazı işlemlerde ödemeyi gerçekleştiren veya adına fatura düzenlenen kişi, sağlık hizmetinden yararlanan kişiden farklıdır. Fatura içeriğinde, hastanın almış olduğu hizmete dair kısmî sağlık bilgileri ve temel kimlik bilgileri yer alır. Dolayısıyla fatura içindeki söz konusu kişisel veriler, ödeme yapan veya adına fatura düzenlenen kişiye finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi amacıyla aktarılır. Bu aktarım, KVKK m. 5/2-a, c ve ç kapsamında aktarılabilir.

3.12. Diğer Sağlık Kuruluşları ve Profesyonelleri

Tıbbi teşhis, tedavi, bakım ve sağlık hizmetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla diğer sağlık kuruluşları ve profesyonellerine (örneğin hastanın sevkinin yapılacağı sağlık kuruluşu, laboratuvar, görüntüleme merkezi, hastanın talebi dahilinde veya riskli konsültasyon halinde olmak üzere diğer üçüncü kişiler gibi) aktarım gerçekleştirilir. Bu aktarımlar, halin icabına göre KVKK m. 5/1, KVKK m. 5/2-a, b, c, ç, e ile KVKK m. 6/3-a, b, c, d, e ve f kapsamında yapılır.

3.13. Ambulans Hizmeti Sunan Kurumlar

Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, tıbbi teşhis, tedavi, bakım ve sağlık hizmetlerinin yürütülmesi, amaçlarıyla ambulans hizmeti veren diğer kurumlara (genellikle 112) aktarım gerçekleştirilir. Bu aktarım, KVKK m. 5/2-b, c ve e ile KVKK m. 6/3-d ve e kapsamında yapılır.

3.14. Burtom Özel Sağlık Tesisleri Anonim Şirketi

Şirketimiz; muhasebe, finans, kurumsal iletişim, iş sağlığı ve güvenliği, hukuk, bilgi teknolojileri konularında Burtom Özel Sağlık Tesisleri Anonim Şirketi’nden (Burtom A.Ş.) destek almaktadır. Dolayısıyla bu konulara ilişkin süreçlerde veri sorumlusu-veri işleyen ilişkisinden kaynaklı olarak aktarım yapılabilmektedir.

3.15. Diğer İş Ortakları & Tedarikçiler & Teknik Hizmet Sağlayıcıları

Tıbbi cihaz veya ürün temininin yapılması halinde; hizmet sunan tedarikçi, sağlayıcı veya iş ortağına iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla aktarım gerçekleştirilir. (Örneğin tekerlekli sandalye temini, ilaç temini, cihaz kullanımı vb.). Cihaz kullanımına ilişkin aktarım, veri sorumlusu-veri işleyen ilişkisi dahilinde yapılır. Diğer aktarımlar ise KVKK m. 5/2-c ve e ile KVKK m. 6/3-d kapsamında yapılır.

3.16. Diğer Kamu Kurum veya Kuruluşları

Talep halinde bilgi verilmesi ve faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi amaçlarıyla; ilgili ve yetkili kamu kurum veya kuruluşlarına aktarım gerçekleştirilebilir. (Örneğin kolluk kuvvetlerinin hastayla ilgili hukuka uygun bir talebinin karşılanması gibi). Bu aktarım, KVKK m. 5/2-a ve ç, KVKK m. 6/3-b, şartlar oluştuysa KVKK m. 28 kapsamında yapılır.

3.17. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmeti Veren Kuruluşlar

İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla; iş sağlığı ve güvenliğini ilgilendiren olayların çözüme kavuşturulması, gerekli bildirim ve bilgilendirmelerin yapılabilmesi amacıyla, iş sağlığı ve güvenliği hizmeti alınan üçüncü kişiye aktarım yapılabilir. Bu aktarım, veri sorumlusu-veri işleyen ilişkisi dahilinde yapılır.

3.18. Yurt Dışına Kişisel Veri Aktarımı

Şirketimizin rutin faaliyetleri içerisinde yurt dışına kişisel veri aktarımını gerektirecek bir husus bulunmamaktadır. Dolayısıyla rutin faaliyetler çerçevesinde yurt dışına kişisel veri aktarımı yapılmamaktadır. Ancak şartlar oluştuysa, yasalara uygun olarak KVKK m. 9/6-a, b ve d dahilinde arızi ve istisnai olarak aktarım gerçekleştirilebilir.

3.19. Yetki Verilen Kişiler, Kanuni Temsilci, Veli, Vasi, Avukat Aktarımı

Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, bilgi verilmesi ve tıbbi teşhis, tedavi, bakım, sağlık hizmetlerinin sunulması amacıyla hasta tarafından yetkili kılınan kişilere, kanuni temsilciye, veli/vasiye, avukata aktarım yapılabilir.

Sağlık verilerine hasta yakınlarının erişiminde ve diğer tüm veri işlemelerde; 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik ve Hasta Hakları Yönetmeliği’ne uygun hareket edilir.

4. KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ

Kişisel verilerin toplanma yöntemleri, yukarıda her bir faaliyet/iş süreci özelinde belirtilmiş olup, özetle; sözlü, yazılı, fiziksel veya elektronik ortamlar aracılığıyla ilgili kişinin kendisinden, yakınından, veli/vasi/temsilcisinden, avukatından, kamu kurum veya kuruluşlarından, kurum kaynaklarından, kurum dışı kaynaklardan, kullanılan yazılım/otomasyonlardan, tıbbi cihazlardan, çağrı merkezi/santralden, güvenlik kameralarından, ses kayıt cihazlarından, lokasyon takip cihazlarından, internet sitesinden, mobil uygulamadan, e-posta veya çevrimiçi formlardan, noterlik/posta kuruluşlarından, destek alınan üçüncü kişilerden, İleti Yönetim Sistemi’nden, muayene gerçekleştiren kişiden, finansman kuruluşlarından, sigorta/provizyon sistemleri ve anlaşmalı kurumlardan, diğer sağlık profesyonellerinden toplanmaktadır.

5. KVKK KAPSAMINDAKİ HAKLARINIZ

İşlenen kişisel verilerinize ilişkin olarak KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun şekilde yazılı olarak ya da kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da tarafımıza daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanarak işbu aydınlatma metninin 1 numaralı başlığında bulunan adreslere her zaman iletebilirsiniz.